Du devis à la signature, sans ressaisie
La plupart des photographes tiennent trois documents séparés : un devis dans un tableur, un contrat dans un traitement de texte, et une facture ailleurs. Les trois disent la même chose, et il faut reporter les chiffres à chaque étape.
1. Vous composez le devis
Vos prestations, vos options, votre taux de TVA. Une remise globale en pourcentage ou en euros, un acompte exprimé de la même façon, et une durée de validité — trente jours par défaut.
2. Vous l’envoyez
Le client reçoit un lien privé, valable un temps limité et restreint à ce qu’il a le droit de faire. Il consulte le devis sans créer de compte.
3. Il accepte et signe
Le contrat est généré depuis votre modèle, avec vos CGV rattachées. Certaines informations se remplissent seules, d’autres sont demandées au client au moment de signer.
4. Tout est figé
À l’envoi, le devis est archivé tel quel. Vous pouvez faire évoluer vos tarifs ensuite : ce que le client a accepté reste ce qu’il a accepté.
Pourquoi un devis envoyé ne se modifie plus
C'est un choix de conception, et c'est probablement ce qui vous servira le plus le jour où un client conteste un montant.
Au moment de l'envoi, le devis est archivé dans son état exact : prestations, prix, remise, acompte, taux de TVA, conditions générales en vigueur ce jour-là. Vous pouvez augmenter vos tarifs la semaine suivante ou réécrire vos CGV : les devis déjà partis ne bougent pas. Le document que votre client relit six mois plus tard est identique à celui qu'il a accepté.
L'effet de bord est volontaire : pour changer une ligne d'un devis envoyé, vous en émettez un nouveau. C'est plus contraignant, et c'est exactement ce qu'on attend d'un document contractuel.
Comment adapter un contrat de prestation photo à votre studio ?
Vous partez de vos propres textes. Deux mécanismes évitent de les retaper à chaque séance :
- Des variables qui se remplissent seules depuis le dossier : nom du client, date de séance, montant, acompte.
- Des questions posées au client au moment de signer : l’adresse exacte du lieu, le nom des personnes présentes, une autorisation de diffusion.
- Vos CGV, rédigées dans l’outil, publiées, puis rattachées au devis dans leur version du jour.
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Et après la signature
Le devis accepté devient la base de la suite. L'acompte est appelé selon ce que vous avez fixé, la séance entre dans votre agenda, et la facture s'appuie sur le devis signé sans que vous ayez à reprendre un seul montant.
Un devis peut aussi rester sans réponse. Le délai à respecter, le message à envoyer et le moment où s'arrêter sont détaillés dans notre guide relancer un devis sans réponse.
Un devis peut naître de deux façons : vous le créez pour un client identifié, ou il découle d'une réservation en ligne passée depuis votre lien public. Le chemin ensuite est le même.
Questions fréquentes
Mes clients doivent-ils installer quelque chose pour signer ?
Non. Le devis et le contrat s'ouvrent depuis un lien, dans un navigateur, sans compte ni logiciel. La signature est électronique simple : elle est horodatée et le PDF signé est archivé dans le dossier client.
Puis-je modifier un devis déjà envoyé ?
Le devis envoyé est figé volontairement : son contenu est archivé au moment de l'envoi. C'est ce qui garantit que le document consulté par votre client ne change pas dans son dos, et que vous pouvez faire évoluer vos tarifs sans réécrire l'histoire. Pour changer une prestation, vous émettez un nouveau devis.
Puis-je réutiliser mes propres contrats ?
Oui. Vous créez des modèles de contrat avec des variables — nom du client, date de séance, montant — qui se remplissent automatiquement. Vous pouvez aussi poser des questions auxquelles le client répond au moment de signer, par exemple l'adresse exacte du lieu ou l'autorisation de diffusion.
Et mes conditions générales de vente ?
Vous rédigez vos CGV dans l'outil et les publiez. Elles sont rattachées au devis au moment de l'envoi, dans la version en vigueur ce jour-là. Une CGV modifiée plus tard n'affecte pas les devis déjà partis.
Que se passe-t-il si le client ne répond pas ?
Le devis passe en expiré à l'échéance que vous avez fixée. Vous pouvez aussi programmer une relance automatique après un nombre de jours donné, sans y penser.
Le devis peut-il venir d’une réservation en ligne ?
Oui. Un devis peut être créé directement par vous, ou naître d'une réservation passée par un client via votre lien public. Dans ce second cas, il suit le même chemin : acceptation, signature, acompte.
Essai libre
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