Combien de temps un photographe doit-il conserver ses factures, contrats et autorisations ?

Combien de temps faut-il conserver ses documents ?

Quatre durées différentes cohabitent dans le même tiroir : dix ans pour les pièces comptables, six ans pour ce que l’administration fiscale peut réclamer, cinq ans pour la plupart des contrats, et une durée que vous fixez vous-même pour les données personnelles de vos clients. Un photographe indépendant les croise toutes, souvent sur un seul dossier de séance.

La confusion vient de là. Une facture de mariage, le devis signé qui l’a précédée, l’autorisation de publication signée par les mariés et les fichiers de la séance ne relèvent pas du même texte, donc pas de la même durée.

Pourquoi une facture relève-t-elle de deux durées ?

Parce que deux administrations la regardent pour deux raisons, et que chacune a son propre délai. Le Code de commerce impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans (article L123-22), à compter de la clôture de l’exercice. Le Livre des procédures fiscales impose six ans (article L102 B) sur les livres, registres, documents ou pièces qui peuvent faire l’objet d’un contrôle, à compter de la dernière opération inscrite ou de la date d’établissement de la pièce.

En pratique, vous appliquez le plus long des deux. Dix ans sur les factures émises et reçues règle la question sans avoir à trancher, pour chaque document, de quel contrôle il pourrait faire l’objet.

Attention au point de départ, qui n’est pas la date de la séance. Pour la comptabilité, le compteur démarre à la clôture de l’exercice où la facture a été enregistrée. Une facture de juin 2026, dans un exercice clos au 31 décembre 2026, se conserve jusqu’au 31 décembre 2036. Les mentions obligatoires d’une facture conditionnent d’ailleurs sa valeur probante : une facture incomplète se conteste, même archivée dix ans.

Que garder parmi les devis, contrats et échanges ?

Les contrats et la correspondance commerciale se conservent cinq ans, avec deux exceptions à connaître. Un devis signé est un contrat : il rejoint cette famille et ne se jette pas une fois la prestation livrée.

Cinq ans correspond au délai de droit commun de la prescription des actions personnelles (article 2224 du Code civil), qui court du jour où celui qui agit a connu ou aurait dû connaître les faits. C’est la fenêtre pendant laquelle un litige peut encore s’ouvrir, donc celle pendant laquelle vous devez pouvoir produire ce que le client a accepté.

Première exception : un contrat conclu par voie électronique avec un particulier, pour un montant d’au moins 120 €, se conserve dix ans à compter de la livraison ou de la prestation. Beaucoup de contrats de photographie passent ce seuil et sont signés en ligne. Seconde exception : les conditions générales que vous appliquez à une prestation se gardent aussi longtemps que le contrat qu’elles complètent, dans la version exacte acceptée par le client.

Les e-mails comptent comme de la correspondance commerciale. La discussion où le client a validé un supplément ou décalé une date vaut preuve ; la conserver coûte peu et évite de rejouer de mémoire une conversation de l’année précédente.

Combien de temps garder une autorisation de droit à l’image ?

Aucun texte ne fixe de durée pour ce document, et c’est précisément ce qui le rend facile à perdre. L’autorisation est votre preuve : tant que l’image circule, la preuve doit exister, et elle doit encore exister pendant le délai où une action peut être engagée après la dernière publication.

Une méthode tient en deux lignes. Vous conservez l’autorisation pendant toute la durée d’utilisation des images qu’elle couvre, puis cinq ans après le dernier usage, par référence au délai de prescription de droit commun. Si vous retirez une photo de votre portfolio en 2027, gardez le document signé jusqu’en 2032.

Classez ces autorisations avec les dossiers clients plutôt qu’avec les fichiers de la séance. Une autorisation retrouvée sans savoir quelles photos elle couvre ne prouve plus grand-chose : ce qui compte, c’est le lien entre le document, les images visées et les usages qu’il autorise. Notre article sur la portée d’une autorisation de droit à l’image détaille ce que le document doit préciser pour rester utile.

Que dit le RGPD sur les données de vos clients ?

Le RGPD ne donne pas de durée : il vous demande d’en fixer une, par finalité, et de pouvoir la justifier. La CNIL décrit trois temps dans la vie d’une donnée : la base active, pendant laquelle vous en avez l’usage courant, l’archivage intermédiaire, quand la donnée ne sert plus au but initial mais garde un intérêt (un contentieux possible, une obligation légale), puis la suppression ou l’anonymisation.

Traduit en séances photo : les coordonnées d’un client et les photographies qui le représentent restent en usage courant le temps de la prestation et de la période de commande. Ensuite, elles passent en archivage, avec un accès restreint, le temps des obligations comptables et de la prescription. Puis elles s’effacent.

Une obligation légale de conservation joue dans les deux sens. Elle vous autorise à garder une facture malgré une demande d’effacement, et elle ne vous autorise pas à garder les fichiers RAW d’une séance de 2019 « au cas où ». Notre page RGPD détaille la manière dont nous traitons ces données pour votre compte.

Sous quelle forme conserver ces documents ?

Sous celle où ils ont été établis ou reçus. Le Livre des procédures fiscales précise que les documents établis ou reçus sur support informatique doivent être conservés sous cette forme pendant au moins le même délai. Un PDF imprimé puis jeté ne remplace pas le fichier d’origine.

Ce qui vous sera demandé en cas de contrôle, c’est de produire le document et de démontrer qu’il n’a pas bougé depuis son émission. Dans Shooting Pilot, chaque facture émise est archivée en PDF avec sa date d’émission et une empreinte numérique, et une durée de conservation est associée à chaque document. L’infrastructure qui héberge ces fichiers est décrite sur notre page Sécurité.

Gardez toutefois un exemplaire hors de votre outil de gestion. Un export annuel de vos factures et de vos contrats, rangé avec vos sauvegardes, vous met à l’abri d’un changement de logiciel, d’une fin d’abonnement ou d’une erreur de manipulation. Dix ans, c’est plus long que la durée de vie moyenne d’un outil et de deux ordinateurs.

Un dernier geste, une fois par an : au moment du bilan, déplacez dans un dossier daté les documents de l’exercice clos. Vous saurez alors ce qui peut être détruit, et surtout ce qui ne peut pas l’être. La gestion des factures et de leur archivage dans Shooting Pilot est décrite sur la page facturation pour photographe.