Accord de sous-traitance des données à caractère personnel

Le présent accord (l'« Accord ») complète les conditions générales de vente et d'utilisation de Shooting Pilot et en fait partie intégrante. Il s'applique dès lors que le Souscripteur utilise le Service pour traiter des données à caractère personnel.

Le Souscripteur — le photographe — agit en qualité de responsable du traitement : il détermine les finalités et les moyens des traitements qu'il opère sur les données de ses propres clients. Shooting Pilot agit en qualité de sous-traitant : il traite ces données pour le compte du Souscripteur et sur ses instructions.

En cas de contradiction entre le présent Accord et tout autre document contractuel, l'Accord prévaut pour ce qui concerne la protection des données à caractère personnel.

Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « violation de données à caractère personnel » et « autorité de contrôle » s'entendent au sens de l'article 4 du Règlement (UE) 2016/679 (le « Règlement » ou « RGPD »).

On entend par « Service » la plateforme Shooting Pilot dans ses composantes accessibles au Souscripteur, et par « Données du Souscripteur » l'ensemble des données à caractère personnel traitées par Shooting Pilot pour le compte du Souscripteur dans le cadre du Service.

L'Accord a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Shooting Pilot traite les Données du Souscripteur, conformément à l'article 28 du Règlement.

Il entre en vigueur à la première utilisation du Service et demeure applicable pendant toute la durée de l'abonnement, puis jusqu'à la restitution ou à la suppression complète des Données du Souscripteur dans les conditions de l'article 12.

La nature, la finalité, les catégories de données et de personnes concernées sont décrites en Annexe 1.

Shooting Pilot ne traite les Données du Souscripteur que sur instruction documentée de celui-ci, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers. Constituent des instructions documentées : le présent Accord, les conditions générales, et les actions effectuées par le Souscripteur au moyen des fonctionnalités du Service.

Si Shooting Pilot est tenu de procéder à un traitement en vertu du droit de l'Union ou d'un État membre, il en informe le Souscripteur avant le traitement, sauf si le droit applicable interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.

Shooting Pilot informe immédiatement le Souscripteur si une instruction lui paraît constituer une violation du Règlement ou d'une autre disposition relative à la protection des données.

Shooting Pilot veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données du Souscripteur s'engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité. L'accès aux Données du Souscripteur est limité aux personnes dont les fonctions le rendent strictement nécessaire, et fait l'objet d'une journalisation.

Shooting Pilot met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l'article 32 du Règlement, décrites en Annexe 2, afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Ces mesures sont susceptibles d'évoluer pour tenir compte de l'état de l'art, sans que leur niveau global de protection puisse être réduit pendant la durée de l'Accord.

Le Souscripteur autorise de manière générale Shooting Pilot à faire appel à des sous-traitants ultérieurs pour l'exécution du Service. La liste de ces sous-traitants, leur finalité et leur localisation sont publiées et tenues à jour sur la page sous-traitants, qui fait partie intégrante du présent Accord.

Shooting Pilot informe le Souscripteur de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur au moins trente (30) jours avant sa mise en œuvre. Le Souscripteur peut s'y opposer, pour des motifs raisonnables et documentés tenant à la protection des données, dans un délai de quinze (15) jours à compter de cette information. À défaut d'accord, le Souscripteur peut résilier son abonnement sans pénalité, avec remboursement au prorata de la période non consommée.

Shooting Pilot impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données substantiellement équivalentes à celles du présent Accord. Il demeure pleinement responsable devant le Souscripteur de l'exécution par le sous-traitant ultérieur de ses obligations.

Les Données du Souscripteur sont hébergées dans l'Union européenne. Les fichiers photographiques sont stockés à Amsterdam (Pays-Bas) et la base de données au sein de l'Union.

Certains sous-traitants ultérieurs sont toutefois des sociétés établies aux États-Unis ou en relevant. Les transferts qui en résultent, ou l'éventualité d'un accès depuis un pays tiers, sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant par des mesures supplémentaires. Le détail figure sur la page sous-traitants.

Compte tenu de la nature du traitement, Shooting Pilot aide le Souscripteur, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées prévus aux articles 15 à 22 du Règlement.

Lorsqu'une personne concernée adresse directement à Shooting Pilot une demande d'exercice de ses droits portant sur des Données du Souscripteur, Shooting Pilot ne répond pas au fond et transmet la demande au Souscripteur dans les meilleurs délais, et au plus tard sous cinq (5) jours ouvrés.

Shooting Pilot apporte au Souscripteur une assistance raisonnable pour le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du Règlement, notamment en matière de sécurité, de notification de violation et d'analyse d'impact, compte tenu des informations dont il dispose.

Shooting Pilot notifie au Souscripteur toute violation de données à caractère personnel affectant les Données du Souscripteur dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et en tout état de cause dans un délai permettant au Souscripteur de respecter son propre délai de soixante-douze (72) heures prévu à l'article 33 du Règlement.

La notification décrit, dans la mesure des informations disponibles, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées pour y remédier. Les informations manquantes sont communiquées ultérieurement, à mesure qu'elles deviennent disponibles.

Il appartient au Souscripteur, en sa qualité de responsable du traitement, de procéder le cas échéant à la notification auprès de son autorité de contrôle et à l'information des personnes concernées.

Shooting Pilot met à la disposition du Souscripteur toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues à l'article 28 du Règlement.

Le Souscripteur peut, au maximum une fois par période de douze (12) mois et sous réserve d'un préavis écrit de trente (30) jours, faire réaliser un audit portant sur le respect du présent Accord. Cet audit s'effectue pendant les heures ouvrées, sans perturbation disproportionnée de l'activité, et sous condition d'engagement de confidentialité de l'auditeur, lequel ne peut être un concurrent de Shooting Pilot. Les frais d'audit sont à la charge du Souscripteur, sauf si l'audit révèle un manquement substantiel imputable à Shooting Pilot.

Cette fréquence ne fait pas obstacle à un audit complémentaire à la suite d'une violation de données avérée ou d'une demande d'une autorité de contrôle.

Shooting Pilot tient un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du Souscripteur, conformément à l'article 30.2 du Règlement, et le met à disposition sur demande.

À la cessation de l'abonnement, pour quelque cause que ce soit, les Données du Souscripteur demeurent accessibles en lecture seule pendant trente (30) jours, afin de lui permettre de les récupérer.

À l'expiration de ce délai, Shooting Pilot procède à la suppression définitive des Données du Souscripteur, y compris des copies existantes, sauf obligation légale de conservation. Les documents que la loi impose de conserver — notamment les factures, conservées dix (10) ans au titre de l'article L. 123-22 du Code de commerce — sont conservés pour cette seule finalité, à l'exclusion de tout autre traitement.

Les sauvegardes chiffrées sont purgées selon leur cycle de rotation, dans un délai n'excédant pas trente (30) jours supplémentaires.

Chaque partie répond des dommages qu'elle cause par un traitement effectué en violation du Règlement, dans les conditions prévues à son article 82.

Le Souscripteur garantit qu'il dispose d'une base légale pour chacun des traitements qu'il met en œuvre au moyen du Service, notamment pour la captation, la conservation et la diffusion des images de personnes identifiables, et qu'il a recueilli les autorisations nécessaires, y compris celles des représentants légaux lorsque des mineurs sont concernés.

Le présent Accord est régi par le droit français. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution relève de la compétence des juridictions françaises, sans préjudice des voies de recours ouvertes aux personnes concernées et des compétences des autorités de contrôle.

Nature et finalité. Hébergement, stockage et mise à disposition de photographies ; gestion de la relation client du Souscripteur ; établissement de devis, contrats et factures ; prise de réservation et encaissement ; envoi de messages aux clients du Souscripteur.

Catégories de personnes concernées. Les clients et prospects du Souscripteur ; les personnes figurant sur les photographies confiées au Service, lesquelles peuvent comprendre des mineurs ; le cas échéant, les préposés du Souscripteur.

Catégories de données. Données d'identification et de contact (nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone) ; images de personnes physiques ; données relatives à la prestation (dates, lieux, prestations commandées) ; données de facturation et de paiement, à l'exclusion des numéros de cartes bancaires, traités directement par le prestataire de paiement ; réponses aux questionnaires adressés par le Souscripteur ; autorisations de diffusion recueillies dans le Service.

Absence de traitement biométrique. Le Service ne met en œuvre aucun traitement de reconnaissance faciale, de regroupement par visage ni d'identification biométrique au sens de l'article 9 du Règlement. Les photographies sont traitées comme des fichiers, sans analyse de leur contenu.

Durée. Durée de l'abonnement, puis dans les conditions de l'article 12.

Chiffrement. Chiffrement des données au repos par algorithme AES-256 et chiffrement des communications en transit par TLS. Les jetons d'accès aux services tiers connectés par le Souscripteur sont chiffrés en base.

Contrôle d'accès. Authentification individuelle des utilisateurs ; cloisonnement des données entre comptes, vérifié par des tests automatisés rejoués à chaque intégration de code ; accès aux galeries par lien et code d'accès, avec possibilité d'expiration.

Traçabilité. Journalisation des accès et des opérations sensibles, conservée à des fins de preuve et d'investigation.

Intégrité. Empreinte cryptographique des factures émises, permettant d'établir qu'un document n'a pas été altéré depuis son émission.

Sauvegardes. Sauvegardes régulières et chiffrées de la base de données.

Le détail actualisé de ces mesures figure sur la page sécurité.

La liste nominative des sous-traitants ultérieurs, avec leur finalité et la localisation des traitements, est publiée sur la page sous-traitants. Elle est tenue à jour et fait partie intégrante du présent Accord, dans les conditions de l'article 6.

Le présent Accord est réputé accepté par le Souscripteur lors de la souscription au Service. Un exemplaire signé peut être obtenu sur demande adressée à contact@shootingpilot.com.