Changer de logiciel quand on est photographe : qu’est-ce qu’on récupère vraiment ?

Qui a le droit de récupérer quoi ?

Tout dépend de ce que dit votre contrat, et très peu de votre droit à la portabilité. La distinction a l’air théorique. Elle décide en réalité de ce que vous pouvez exiger et de ce qu’il vous faudra recopier à la main.

Plusieurs articles français conseillent d’invoquer l’article 20 du RGPD, le droit à la portabilité, pour réclamer ses données à un éditeur. Le conseil tombe à côté. L’article 20 protège une personne physique sur les données qui la concernent. Les coordonnées de vos mariés, les montants de leurs devis, la liste de leurs photos : rien de cela ne relève de vos données personnelles. Ce sont les données de vos clients, et c’est vous qui en répondez.

Dans cette relation, vous êtes responsable de traitement et votre logiciel est sous-traitant. C’est l’article 28 qui s’applique. Il impose que le contrat prévoie le sort des données à la fin de la prestation : leur restitution ou leur suppression. La CNIL le range explicitement parmi les mentions obligatoires d’un contrat de sous-traitance, sous le nom de réversibilité.

Alors avant toute chose, ouvrez le contrat de sous-traitance de votre éditeur actuel, souvent appelé DPA, et cherchez la clause de fin de contrat. Elle vous dit à quoi vous avez droit, sous quel délai, dans quel format. Si elle reste muette, il vous restera un argument commercial à faire valoir, sans droit à opposer.

Quelles données faut-il sortir, et dans quel ordre ?

Six familles de données, et elles ne se valent pas. Les trois premières vous exposent en cas de contrôle ou de litige. Les trois autres coûtent surtout du temps à reconstituer.

L’ordre compte, parce que le temps vous manquera. Ce qui a une valeur de preuve d’abord. Ce qui a une valeur commerciale ensuite. Et tout cela avant de résilier : un compte fermé redevient rarement accessible, et l’obligation de conserver vos factures vous suit, elle ne reste pas chez l’éditeur qui les héberge.

Pourquoi les liens de galeries déjà envoyés sont le vrai point de rupture ?

Parce qu’un lien de galerie ne se migre pas : il se remplace. C’est le seul élément de la liste qui échappe en partie à votre contrôle, puisqu’il vit dans la boîte mail de vos clients.

Ce lien contient le domaine de votre ancien logiciel. Le jour où vous partez, tout ce que vous avez envoyé cesse de répondre. Aucune alerte, aucun message. Vous l’apprendrez six mois plus tard, par une cliente qui voulait commander un tirage et qui tombe sur une page d’erreur.

Deux précautions suffisent. Commencez par repérer les galeries encore vivantes : séance récente, sélection en cours. Écrivez à ces clients avec le nouveau lien. Pour les plus anciennes, acceptez qu’elles s’éteignent, en gardant chez vous les fichiers livrés et la liste des photos choisies. Une galerie, vous pourrez toujours la republier à la demande. Une sélection perdue ne se reconstitue pas.

Profitez-en pour regarder à quoi ressemble la nouvelle galerie côté client. C’est le seul écran de votre outil que vos clients verront jamais. Voici le nôtre, tel qu’il s’affiche pour la personne qui reçoit le lien.

Le reste de cet écran, mode de galerie et prix de sélection compris, est détaillé sur la page galerie client.

Si l’outil que vous quittez est une plateforme de galerie, nos comparatifs alternative à Pixieset et alternative à Pic-Time détaillent ce qui change en passant chez nous.

Que devient la numérotation de vos factures ?

Vous reprenez la séquence là où elle s’est arrêtée, sans ouvrir de nouvelle série. C’est le point où circulent le plus de conseils faux, souvent sur les blogs des éditeurs de logiciels de facturation eux-mêmes.

Le texte applicable exige un numéro unique reposant sur une séquence chronologique et continue. L’administration admet bien des séries distinctes, mais seulement lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient, et les exemples qu’elle donne sont l’existence de plusieurs sites de facturation ou de plusieurs catégories de clients. Le changement d’outil n’y figure pas.

Concrètement, si votre dernière facture chez votre ancien logiciel portait le numéro 2026-084, la première du nouveau doit être la 2026-085. Réglez donc le compteur du nouvel outil avant d’émettre quoi que ce soit. Et s’il ne permet pas de fixer un numéro de départ, le sujet dépasse le confort d’usage : posez la question avant de vous engager, y compris à nous, qui y répondons plus bas sans détour.

Deux pièges de bord. Une bascule en cours d’année se justifie moins facilement qu’au 1^er janvier : si votre engagement vous laisse le choix, migrez au changement d’exercice. Gardez aussi une note écrite de la bascule, avec la date et le dernier numéro émis. En cas de contrôle, c’est ce document qui répond à votre place.

Combien de temps garder les deux abonnements en parallèle ?

Le temps d’un cycle client complet, soit rarement moins de deux mois. Deux abonnements pendant huit semaines, cela reste moins cher qu’une prestation perdue parce qu’un devis dormait dans l’outil que vous venez de fermer.

La règle tient en une phrase : ne résiliez pas tant qu’il reste, dans l’ancien outil, un devis en attente de réponse, une facture impayée ou une galerie dont la sélection traîne. Ces trois objets ont une suite. Et cette suite arrive par un client qui répond sur l’ancien fil, sans savoir que vous avez changé d’outil entre-temps.

1. Créez le compte ailleurs et configurez-le entièrement, sans rien migrer.
2. Basculez uniquement les nouvelles demandes, à partir d’une date que vous notez.
3. Laissez les affaires en cours se terminer dans l’ancien outil.
4. Sortez les six familles de données, puis ouvrez chaque fichier obtenu pour vérifier qu’il contient bien quelque chose.
5. Résiliez seulement quand la dernière affaire en cours est close.

Basculer à partir d’une date, au lieu de reprendre tout l’historique, c’est ce qui rend une migration tenable quand on travaille seul. Vous évitez surtout la semaine de recopie, celle qu’on attaque plein d’énergie et qu’on abandonne à mi-chemin.

Le réflexe qui rend tout cela indolore consiste à sortir un export complet une fois par an, sans attendre un projet de changement, et à le ranger avec vos sauvegardes. Ce qu’il faut sauvegarder par ailleurs, et pourquoi une galerie en ligne n’en tient pas lieu, est détaillé dans notre guide de la règle 3-2-1 appliquée à un photographe.

Quelles questions poser avant de signer ailleurs ?

Cinq questions, et le bon moment pour les poser est avant l’essai gratuit. Posez-les par écrit : la réponse compte moins que la franchise avec laquelle on vous répond.

• Puis-je fixer le numéro de départ de mes factures ? Si non, vous ne pourrez pas être en règle dès la première.
• Que se passe-t-il si j’arrête ? Faites-vous envoyer la clause de fin de contrat. Une assurance orale ne vaut rien.
• Qu’est-ce que j’exporte moi-même, sans vous demander ? Un export qu’il faut réclamer par e-mail n’est pas un export.
• Reprenez-vous mes données de l’outil que je quitte ? Si oui, faites-vous préciser lesquelles, nom par nom.
• Mes anciens liens de galeries deviennent quoi ? La seule réponse honnête est qu’ils cassent. Toute autre doit vous alerter.

Ces questions valent aussi pour nous, et nous en échouons deux. Shooting Pilot ne reprend pas les données de votre ancien logiciel. Aucun import n’existe aujourd’hui : la saisie initiale de vos clients se fait à la main, fiche par fiche. Notre seul export automatique est le fichier des écritures comptables, celui que réclame l’administration en cas de contrôle ; il ne contient ni vos contacts, ni vos galeries, ni vos devis.

Le second échec est plus gênant, puisque c’est le premier critère de cette liste : notre compteur de factures n’est pas encore réglable. La numérotation démarre à 1 par année et par série, et rien dans l’interface ne permet aujourd’hui de la faire partir de 85. Un photographe qui nous rejoint en cours d’année se retrouve donc avec la rupture de séquence que cette page lui apprend à éviter. Le réglage est au développement, verrouillé dès la première facture émise pour ne pas détruire la garantie de continuité. En attendant, deux contournements : migrer au 1^er janvier, ou nous écrire avant d’émettre votre première facture. Autant l’écrire ici que vous laisser le découvrir une fois inscrit.

Ce que nous faisons, en revanche, c’est vous épargner la migration suivante. Vos clients, vos devis, vos contrats signés, vos factures et vos galeries vivent dans une seule base. Il n’y a pas cinq outils à quitter un par un le jour où vous changerez d’avis. C’est ce que décrit la page CRM pour photographe, et nos engagements de conservation sont détaillés sur la page sécurité.